パソコンを導入して、ちょっとした会計、販売、顧客管理のソ
フトを使い仕事をしていると、たいていの方はとある問題に当
たってしまいます。
『パソコンに使われてしまう』 のです。
最初は解らずに進めていく内は良いのですが、慣れて色んな
使い方をすると、そのソフトでは限界というものが出て来ます。
「まぁ、これくらいだったら表計算ソフトで作ればいいや！」
なんて、思っていたら次にも同じような問題が・・・。
気が付いたらパソコン導入する前より仕事量が増えてしまっ
ています。
その解決方法を揚げてみました。
１）ソフトの機能拡張を依頼する （お金が・・・）
２）人を雇ってその人にさせる （やはり、人件費が・・・）
３）パソコンを撤去 （社長に怒られる）
４）我慢して作業する （チェッ！ 結局俺がするのカヨ） |
となります。通常は４）になってしまうのですよね。しかし
２）は他の人にさせる事により空いた時間をもっと重要な時間に
回す事が出来ます。同じような考えで１）の拡張もいいでしょう。
２）は永久的に費用が発生するのですが、１）にかんしては
１回の回収費用のみで行えます。でも回収が終わっても同じよ
うな問題がでた時には、また費用がかかります。
それぞれのお店や会社の経営状態もありますから、一概に
「こうしなさい」とはいえません。可能ならばシステムの拡張
の方がいいでしょう。作業の自動化により手作業のミスがなく
なります。
一番理想なのは、自分でシステムを組上げる事です。でも専門
的な知識と時間が必要な為、本業の仕事と兼任する事は難しい
です。それでもと思われている方にはＶＢＡという物をお勧め
します。これは表計算ソフトのエクセルに標準で付いている機
能で、エクセル上の表にプログラムを組み込む事により複雑な
表を作成する事が可能になります。例えば明細を入力する事で
請求書を自動作成させる事も可能です。
本屋に行くと専門書もありますし当メルマガでも今後ご紹介し
ようかとも思っております。
ちょっと本題から離れてしまったのですが、先ほどの例では完
全にパソコンの機能が足りない所を人間が支援している感じに
なります。これでは仕事をしている本人からしてみても「パソ
コンから使われている」という印象が強くなり、仕事に対する
意識も弱くなってしまいます。
本来ならば逆に人間の作業を支援するのがパソコンなのです。
「このパソコンごときで人間様に支援をさせるとは、いい度胸
だ！かかってこい！」ぐらいの勢いで徹底的に活用した方が良
いと思います。
しかし、パソコンに何が出来るのかわからないし、どのように
すればいいのかわからない、となると単に書類が活字印刷で綺
麗に出来る程度のメリットしか出てきません。
そのような方は、今、仕事上「こんな事が楽になればな〜」と
思う事を考えてみてください。そう考えた事の殆どがパソコン
を使って実現させることが可能になります。まずはパソコンに
何が出来るのかで考えるのでなく、自分達がどのように楽にな
りたいのかを考えてみてください。
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