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■顧客管理表連動の売上伝票に使われている関数。
こんにちは。アスネットの桑野です。初めてご購読される方、
初めまして宜しくお願い致します。今までご購読されている方、
これからも宜しくお願い致します。このメルマガが何かのお役
に立てていただければと思っております。
前回、電話番号を入力するだけで売上伝票の名前欄、住所欄に自
動で顧客名簿から転記される様な表をエクセルで作りました。そ
こには「関数」という物を使用しております。
（まだ、ダウンロードされていない方は当社の「ダウンロード」のページから「顧客管理連動売上伝票」をダウンロードしてください。）
一見関数と言われると、じんましんが出てきそうになりますよね。
でもエクセルの関数とは、たいした物でないのです。高校時代に
sine、cosine、tangentなど未だに理解不能の物などありましたが、
全く違う物と思っていただいてもいいくらいです。
エクセルで言う関数はブラックボックスのような物です。Ａという
値とＢという値を入れたら、Ｃと言う値になった。これだけです。
それでは実際表に使われていた関数をご紹介します。
■合計の関数
合計の関数には「ＳＵＭ」と言う物を使います。ここで前回ダウン
ロードして頂いた表を見てください。この表の金額小計欄、セル
「Ｅ18」を見て頂くと「=SUM(E11:E16)」とあるのが解る事でしょ
う。更に解りやすいようにすると下のようになります。
合計値 ＝ ＳＵＭ（ 合計したいセルの範囲 ）
以上です。合計したいセルの範囲は「Ｅの11からＥの16まで」つま
り「Ｅ11：E16」と表します。ＳＵＭ関数を使うと「Ｅの11から
Ｅの16までのセルを合計しなさい」と言う意味です。さらに詳しく
言いますと「E11、E12、E13、E14、E15、E16」のセルの値を合計す
る事になります。
ちなみにE11〜Ｅ18とはそれぞれ商品の金額の欄になります。
■検索抽出の関数
電話番号を入力すると住所や名前が出てくる関数に使用しているのは
「VLOOKUP」関数です。この関数を実際使っているＣ４、つまり名前を
表示させるところを見てください。
「=IF(C5="","",VLOOKUP(C5,名簿!A1:D30,2,0))& " 様"」とありま
すがここは２つの関数を使用していました。ちょっとわかりづらいの
で分解します。
「VLOOKUP(C5,名簿!A1:D30,2,0)」これが検索抽出の関数になります。
これも解りやすいようにすると下のようになります。
「＝VLOOKUP(電話番号 ,名簿表の範囲 ,表示する名簿の項目 ,検索結果）」
この関数はこの３つに分かれます。
・電話番号
電話番号を元に検索をしているので電話番号を入力しているセルを
設定します。つまりＣ５ですよね。
・名簿を選択します。ここもセルの範囲A1:D30のように表の左上の
セルから、表の右下のセルを設定します。ここで注意するのが範囲
設定の一番左の列を検索対象の「電話番号」にすることです。
もし、表の途中に電話番号があれば、一番左に持ってきてください。
そして、もう一つ範囲設定の前にある「名簿！」という文字です。
これはシート名を表しています。名簿の表は「名簿」というシート
に作っていますので「名簿！」と表します。これで名簿のシートに
あるＡ1〜D30の範囲のセルという指定が出来ます。
・名簿表のどこの値を表示させるかを設定します。名簿の表を見てくだ
さい左から項目が「電話番号、名前、郵便番号、住所」の順に並んで
います。検索値は電話番号でしており、同じ電話番号の列を0番とし
て一つ右側の列を1、２行目を2とします。ここでは名前を表示させ
るため、電話番号の１列右であるので、「1」とします。ちなみに郵
便番号を表示させるには「２」となり、住所なら「３」となります。
・検索結果
ここは、何も考えずに「0」にした方がいいです。検索結果、該当
する値が無い時の処理になります。
これだけでも、同じような抽出機能が出来ます。どうでしたが？意外と
簡単だったですよね。ちょっとした関数を使用することでエクセルは
便利な物に大変身するのです。 |
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