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前回、電話番号を入力するだけで売上伝票の名前欄、住所欄に自
動で顧客名簿から転記される様に伝票をコンピューター化させる
事で、作業の効率化が図れる事がわかりました。
そこで、それを実現する為の手段で今回は表計算ソフトを使用す
る事にしました。表計算ソフトを使用することはわかったのです
がそれを使ってどのようにすればいいのか？
ここまでが、前回までのあらすじです。今回は具体的な話を今回
します。
といっても、イメージがピンとこないかもしれませんので、実際
ファイルを作ってホームページ上に掲載しました。お手数ですが、
当社トップページの画面左側にある「ダウンロード」のページから
ファイルをダウンロードしてください。ちなみに、このファイルの
掲載はセキュリティーの問題上９月27日までの予定です。お早めに
ダウンロードしてください。
※ウイルスが無い事を確認してホームページに載せてはおりますが、
念の為、ダウンロード後はウイルスチェックを行ってください。
■売上ファイルの説明
まず、シートが【伝票】と【名簿】の２種類あるのがわかると思
います。名簿には左から電話番号、名前、郵便番号、住所の項目
があります。ここで重要な事は、電話番号を昇順で並べ替えする
事です。そうしないと表計算ソフト上では上手く抽出してくれま
せん。
■【並べ替えの仕方】■■■■■■
１）並べ替えする範囲を範囲指定する。この場合Ａ２〜Ｄ３０
２）ツールバーの【データ】【並べ替え】を押すと画面が表示さ
れます。
３）その画面の一番下にある「範囲の先頭行」が【データ】にな
っている事を確認する。
４）【最優先されるキー】を「列Ａ」にする。
５）その右にある【昇順】をチェックする
６）その画面の一番下にある【ＯＫ】ボタンを押すと並べ替え
されます。
■■■■■■■■■■■■■■■■
次に、【伝票】側のシートを見てください。電話番号欄に入力
された番号を元に、「御名前」「郵便番号」「住所」の３項目
が自動で抽出表示されるようになっております。
これだと毎回伝票発行のたびに、名前や住所などを書く手間が省け
ます。電話番号だけなら２〜３秒で入力できますがこれら全てを入
力しようとするとどうしても３０秒はかかります。これは転記する
部分だけです。名簿から捜すとなれば+30秒は更にかかるでしょう。
ということは１件あたり１分はかかるということです。
となると（１分×50件=50分) つまり、一日、50分もの時間短縮につ
ながるのです。
しかもそれだけではありません。記載間違えがありません。人間の
手で記入するとどうしても誤字や脱字など転記ミスが発生します。
特にお客様のお名前を間違ってしまっていたら、わざとでないと
解っていても、お客様はいい気持ちはしませんよね。長期的に見
てもお客様の信用を保つ事が出来る効果もあります。
■抽出させる方法は？
それじゃ、どのようにして名簿から抽出させるのでしょうか。
方法は、「VLOOKUP関数」を利用しています。この関数は表から
条件にあった物を表示させる機能を持ちます。この説明は難しく
なりますので次回くご紹介します。 |
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