■１枚の紙が複数の伝票に！

仕事で使う書類は沢山の種類があり、同時に沢山の種類の紙があります。まず、コピー用紙。これもA4、B5、A3など種類も多いですよね。それ以外に、販損伝票、売上伝票、請求書、領収書、出金伝票などの専用用紙、あとは数え上げたらきりがありません。

沢山の用紙を利用しているのですが、どれも仕事の流れでは重要な用紙となります。でも、用途別に専用用紙を利用しているとそれぞれ在庫を確保しておかなければなりません。つまり「寝かせている無駄な在庫」を持つ事になるのです。

これを思い切って１枚のコピー用紙で代用してみられてはいかがでしょうか？表計算ソフトなどであらかじめ形式を作っておき、すべて白紙に印刷する。そうする事により１種類の紙で沢山の伝票を兼ねる事が出来ます。もちろん、ファックスやコピーにも利用できます。同じ種類の用紙だけを少しずつ確保すればいい事となります。これで在庫を減らす事が可能となります。

あと、意外と調べてみると専用の印刷された用紙を利用するより、プリンターで印刷した方が安くなる場合もあります。特に日々利用する用紙だと年間では大きな差が出てきます。

ちなみに、私の事務所も売上伝票、見積書、契約書、納品書、管理伝票その他もろもろ、Ａ４の用紙で印刷できるように作成しております。だから、Ａ４の用紙だけを２冊分（1000枚）常に確保しているだけでいいのです。ただ、とある雑誌に掲載する為の用紙がＢ５のサイズなのでその為だけにＢ５の用紙が500枚程あります。　これも月に２枚しか使用しないので250ヶ月（20年分）の在庫を持っている事になりますね。