【No.46】表計算ソフトとワープロソフトどちらを使えばいいの？ ■資料を作る時、一番最初に迷う事 皆様からのご質問のメールでいくつか同じような物がありました のでご紹介させて頂きます。 皆さんが資料を作る時、表計算ソフトで作るか、ワープロソフト で作るか迷ったりしませんでしょうか？ 「僕は、エクセルで慣れているから資料はエクセルでつくるよ」 「私は、ワープロ使用していたからワードの方が使いやすいな」 というように、人それぞれ得意なソフトや使いやすいソフトが あります。本当ならばワード、エクセル両方とも同じように使え ればいいのでしょうけど、実際そこまで勉強するのも面倒だし、 仕事の合間に覚えるのも大変だから・・・　　ということで片方 は得意でもう片方は苦手な方が多いようです。 私も、以前勤めていた会社でシステム室におり、ホストサーバー から抽出したデータを表計算で自動加工するシステムばかり作っ ていたので、エクセルは得意でしたが、ワードはあまり得意であ りませんでした。その為資料を作る時も慣れたエクセルの方が多 かったです。結局はワードの方も操作を覚える事で、仕事の無駄 が減り効率的に資料作成などが出来るようになったのですが。 ■判断基準は？ それではワードとエクセルどちらを使えばいいのでしょうか。 私の判断基準は下のようにしております。 ・全体の構成で表が多ければエクセル。 ・小さい表でも数式が入ればエクセル。 ・一枚の紙で左右にページを分けるならワード。 ・長文を入力するならワード。 といった具合でしょうか。これは私の判断基準ですので反論され る方もおられると思います。 特に比重の高い項目は「表」の存在です。表はやはりエクセルで 作った方が作りやすいです。特に式が入る表になると断然有利で す。 その一方長文を何も考えずに綺麗に入力したいのならばワードが いいです。自動で改行をしてくれるので一度入力した後の文字の 追加や削除は何も意識しなくてもいいです。 当たり前の結論ですが、表計算ソフト、ワープロソフト、それぞ れ表と文章を作りやすいように作られているんですよね。餅は餅 屋ということですか。次回作成する資料を作る前、ちょっとその 事を思い出していただければと思います。