また、この清算書は複数枚に分けるのでなく１出張で１枚にした方が管理がしやすいです。




■サンプル「出張経費清算書」

ということで、表計算ソフトで作成してみました。使い方は必要事項を入力するだけで簡単に出来ます。一度みられたらすぐに分かると思います。表下段の科目別合計は数式によって自動表示され、それを元に円グラフにも連動しております。




■科目別合計の数式は？

科目別合計の数式は「sumif」関数を使用しております。通常の「sum」関数ならば例えばG列の選択範囲すべて無条件に合計するのですが、このsumif関数を使用するととある条件がB列のセルに該当したらG列の数値を合計するという関数です。


今回の出張経費清算書を例に取るとＢ列には交通費科目があります。交通費科目の場合Ｂ列に「１」を入力し、金額をＧ列に入力します。
そして、科目別合計欄では「=SUMIF(B$14:B$34,">0",G$14:G$34)」
とします。これは

”Ｂ14〜Ｂ34のセルの値のうち”
”０より大きいセルと同じ行の”
”Ｇ列のセルの値を合計する”

ということになります。


■普通に該当科目に「１」でなくて金額を入力すればいいのでは？

確かに、その方法で表を作ることも出来ます。ただ、金額を入力する欄にするとその分セルの幅をある程度広げなければならないので、科目数が限られてしまいます。また、金額が一列に並ぶのでパッと見たときに見やすいです。


■■（ファイルのダウンロード）■■

今回もファイルをダウンロードしてください。いつものようにダウンロードページの「ファイル番号24：出張旅費清算書」からエクセルのファイルをダウンロードしてください。
（ダウンローページ）