売掛・回収管理といっても請求書を送って入金があれば処理をする。単にそれだけなのです。しかしそれを個別の資料・請求書等だけで行うと一体どれだけの未回収があるのか分かりづらくなり危機意識も低下します。そこでおすすめしますのが一覧表による管理です。

■一覧表で管理することのメリット

売掛・回収管理を一覧表で管理することのメリットは次の通りです。

・顧客毎にどれだけの売掛・回収があるのか把握しやすい。
・１種類の資料にまとまっているので全体を把握しやすい。
・一覧となっているのですぐに全体の合計を知る事が出来る。

それ以外にもメリットはあると思います。

■一覧表で管理することのデメリット

それでは、逆にデメリットはどのようなことでしょうか。

・一覧表であるため、パッと見たときに個別の状態を把握しずらい。

などがあります。これらのデメリットを解決する為にちょっと工夫をする必要があります。

例えば、１５００件の一覧表の中に１件だけ売掛回収率が６０％を下回っているとします。簡単に見つけられますか？

最初の１件から「回収率」の６０％未満の部分を探さなければならないので大変です。通常業務の中で６０％未満の売掛先を探し出して、そこに対して何らかの事務処理をしなければならないとなると、絶対に見落としは出来ません。見落としをしてしまうと正確な業務とならなくなるのです。

結局そのような業務では「集中力」だけが頼りとなってしまいます。これでは作業をする人の体調にも左右されてあまりにもリスクは大きいです。

そこでひとつ表に工夫をしましょう。この表で重要となる項目は「回収率」です。表の作成目的も未回収分がどれだけあるのか、今月の回収はどれだけ達成したのかを知る為です。

回収率の数字によりそのセルの色が変わればはっきりと簡単に回収率を視覚的に把握する事が出来ます。例えば

回収率100％は　白、
80から100未満は　水色、
60から 80未満は　オレンジ
60未満は　赤

といった具合です。

これだと全体を眺めて、赤いセルの部分だけを抽出していけばいいのです。



■一覧表を作成する時のポイント

一覧表を作成する時のポイントをまとめてみました。

・１件のデーターは１行にまとめる。
・その表の目的をはっきりさせる。
・顧客名だけでなく顧客番号を記入する。
・重要な項目は自動で色分けするなどの工夫をする。

話が長くなりそうなのでこの事は次回に回します。


■サンプルファイル「売掛回収管理表」

エクセルで使用できるサンプルファイルを作成しました。「売掛回収管理表」です。

この表のポイントは回収率のパーセントによりそのセルの色が自動で変わることです。これは「条件付書式」の機能を使用しています。

サンプルファイルで例にしますと、
・セルの位置「M10」にカーソル（複数セルの場合は範囲指定でも可能）
・メニューバーの「書式」-「条件付書式」を選択します。
・条件１として「セルの値が」「次の値の間」「0.8」と「0.999」とします。
・右下の「書式」ボタンを押し「パターン」画面でセル色を水色にします。
・画面下の「追加(A)>>」を押すと条件２が出てきます。

同様にセルの値が60％-80％の時、条件3に60未満の時を設定して「OK」を押します。これで回収率の値が変わると自動でセルの色も変わります。


■■（ファイルのダウンロード）■■

今回もファイルをダウンロードしてください。いつものようにダウンロードページの「ファイル番号27：売掛回収管理表」からエクセルのファイルをダウンロードしてください。
（ダウンロードのページ）