インターネットで調べ物をしている時、時々「PDF」形式のファイルに遭遇します。特に官公庁の資料等に多いようです。リンクをクリックした時、PDFファイルだとわかった時はあぁ〜、やっちゃった」という思ってしまいます。というのも、クリックをして専用ソフトが起動し、表示されるまでしばらく時間がかかりその間少しいらいらとストレスがたまってしまいます。ネット上では「地雷」ともいわれています。（といってもほんの５秒ぐらいなんですけどね）
　

しかし、このPDFファイルも使い方によっては便利な物となります。その具体的な使い方をご紹介しましょう。


その前に、このPDFファイルの簡単な説明を。PDFファイルはアドビシステムという会社が作ったファイル形式です。「専用の読取ソフト」さえ入っていればどんなパソコンからも内容を見ることが出来ます。

しかも、文字情報だけでなく画像や図が配置されている紙に印刷された書類をそのまま電子情報にしたようなものです。




■なぜ、エクセルやワードでは駄目なの？

通常仕事をしていて一番多く使用されるソフトはエクセルやワードといったビジネスソフトではないでしょうか。そのソフトで作成された資料をそのまま使用すれば良いのでは？

ところが、そう簡単にはいかない理由があります。それはエクセルやワードで作成されたファイルはエクセルやワードを開く為のソフトが必要だからです。例えばＡさんにエクセルで作った表を送ったとします。Ａさんがエクセルを持っていなければ見ることも出来ません。


ならば、ＰＤＦファイルで送っても同じではないでしょうか？


確かにＰＤＦの中身を見る「専用の読取ソフト」が無ければ見ることは出来ません。しかし殆どのパソコンで購入時最初から入っているのです。ということは普及率100％に近い為誰でも見ることが出来るファイル形式といってもいいのです。



■ただ、今ではエクセルワードも見れる

しかし今ではエクセルワードのソフトが無くてもそれらで作成されたファイルを見ることは出来ます。但しインターネットからそのソフトをダウンロードする必要はあります。ただ、そのソフトをインターネットから探し出し、ダウンロードをしなければならないのならばパソコンが苦手な方や詳しくない方には難しいですよね。しかも見ようと思ってそれらを行うとなると時間も手間もかかってしまい面倒です。なら、直ぐに見れるＰＤＦの方が良いです。




■結局使った方が良いのか良くないのか？
上項目のような事から直ぐに簡単に見るにはＰＤＦを使ったほうが良いです。

またエクセルやワードだと資料をもらった方で内容を変更される恐れがあります。これは改ざんという意味でなく誤って貼り付けた図や文字をを消してしまったという事も含めてです。ＰＤＦだと読取専用となるので内容が変更される恐れがありません。伝えたい内容をそのまま相手へ伝える事が出来ます。



■どうやってＰＤＦファイルをつくればいいの？
エクセルやワードのoffice2007バージョンだと
　[Officeボタン]-「名前をつけて保存」-「PDFまたはXPS」
で作成する事が出来ます。

　※使用するにはアドインをインストールする必要があります。
　PDF使用できるアドイン（マイクロソフトホームページより）
　http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?FamilyId=4D951911-3E7E-4AE6-B059-A2E79ED87041&displaylang=ja


また、それ以外でも無料で使用できるＰＤＦ作成フリーソフトが多種あります。ベクターなどのページでお好きなソフトを使用されると良いと思います。
　（ベクターのＰＤＦファイル一覧）
　http://search.vector.co.jp/search?query=%82o%82c%82e